AVG is van toepassing op het personeelsdossier

De zaak
Werknemer is op 11 februari 2002 in dienst getreden bij werkgever in de functie van office manager. Op de arbeidsovereenkomst is de Cao Beroepsgoederenvervoer van toepassing. Daarin staat een bepaling omtrent de bedrijfsmiddelen die de werknemer in bruikleen heeft. Hierin staat onder andere dat de werknemer verplicht is deze terug te geven als hij deze niet meer nodig heeft voor zijn dienst of als hij door de werkgever om teruggave wordt verzocht.

De werknemer heeft zich op 5 maart 2018 ziek gemeld. Op 2 mei 2018 ontvangt de werknemer een brief van de werkgever met het verzoek het voertuig dat hij in gebruik heeft terug te geven omdat zij deze dringend nodig hebben. De werknemer geeft hier in eerste instantie geen gehoor aan. De werkgever dreigt daarop met het inhouden van eventueel gemaakte kosten op het salaris van de werknemer.

Bij de salarisbetaling van mei blijkt uiteindelijk dat de werknemer zijn vakantiegeld ter hoogte van 2.059,54 netto niet uitbetaald heeft gekregen. De werknemer schrijft de werkgever aan en de werkgever doet een nabetaling van 1.309,54 netto. Partijen komen niet tot een oplossing en de werknemer betrekt deze kwestie in een gerechtelijke procedure. Daarbij vordert de werknemer onder andere het resterende bedrag maar ook inzage in zijn volledige personeelsdossier op basis van de op 25 mei 2018 in werking getreden Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De Kantonrechter
De kantonrechter veroordeelt de werkgever onder andere tot het verstrekken van een kopie van het personeelsdossier.

Het oordeel
Tussen partijen staat vast dat de werknemer al zeer lange tijd gebruikmaakt van de door de werkgever ter beschikking gestelde auto en tankpas. De werknemer mocht er dan ook van uitgaan dat het gebruik van deze zaken een arbeidsvoorwaarde was. De vraag is of de werkgever deze arbeidsvoorwaarde eenzijdig mag wijzigen. Teruggave van de auto was noodzakelijk vanwege overname van een ander bedrijf. Daarbij had de werknemer de auto niet meer nodig voor zijn werk omdat hij ziek thuis zat, aldus de werkgever. Deze omstandigheden zijn volgens de rechter geen reden om de arbeidsvoorwaarde te wijzigen. De werknemer was niet volledig en duurzaam arbeidsongeschikt en zal weer starten met re-integreren. Daarnaast maakte de werknemer ook voor privédoeleinden gebruik van de auto, ook tijdens zijn ziekte. Overname van een ander koeriersbedrijf is ook geen gegronde reden voor wijziging van de arbeidsvoorwaarde.

De werknemer heeft ook verzocht tot inzage in het personeelsdossier. De vraag in deze zaak is of de AVG van toepassing is op het bijhouden van een personeelsdossier en dienovereenkomstig op het verzoek tot inzage in het personeelsdossier. De kantonrechter geeft aan dat de AVG van toepassing is op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. In het geval van de werknemer is het niet duidelijk of het personeelsdossier geautomatiseerd wordt verwerkt, bijvoorbeeld in een online-database of op de computer opgeslagen documenten. Wanneer dit het geval is, valt het personeelsdossier onder de AVG.

Wanneer de documenten in het personeelsdossier niet geautomatiseerd worden verwerkt, moet nog worden beoordeeld of het personeelsdossier kan worden aangemerkt als 'bestand'. Om als bestand in de zin van art. 4 lid 6 AVG te kunnen gelden is vereist dat de persoonsgegevens een gestructureerd geheel vormen dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is. Daarvoor is een samenhangend geheel en een systematische toegankelijkheid van de persoonsgegevens vereist. Het vereiste “gestructureerd geheel” houdt in dat de gegevensverwerking of de verzameling op grond van meer dan één kenmerk een onderlinge samenhang vertoont.

In het geval van de werknemer meent de kantonrechter dat het personeelsdossier is aan te merken als 'bestand' in de zin van de AVG en het dus onder het toepassingsgebied van de AVG valt. Een personeelsdossier bevat namelijk meerdere kenmerken die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar de werknemer zijn te herleiden. Dit betekent dat de werknemer het recht heeft inzage te verkrijgen van de persoonsgegevens en op de verstrekking van een kopie van zijn persoonsgegevens die worden verwerkt.

Rechtbank Midden-Nederland 13 augustus 2018, ECLI:NL:RBMNE:2018:3624

Bron: XpertHR actueel, 7 september 2018